OA办公自动化系统

一、OA协同办公系统的作用

OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合。对于单位的领导来说,OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者来说,OA是信息管理系统;而对于普通管理者来说,OA又是业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。

规范管理,提高工作效率:

通过工作流系统,员工不用拿着各种文件、申请、单据(比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批)在各部门之间跑来跑去,等候审批、签字、盖章,这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的,可以随时根据实际情况来调整不合理的环节,为企业流程的重组提供有效的事实依据。

节省运营成本:

OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公,无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

消除信息孤岛、资源孤岛:

OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散,管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

实现知识传播:

实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

提高企业竞争力、凝聚力:

员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。


 

二、ideaOA的功能特点

睿网互联RuvarOA协同办公平台不但继承了传统OA产品的所有优秀特性,并在此基础上增加了更齐全的功能模块,极大地扩大了应用的覆盖面。

☆ 适用,符合日常办公习惯

适用性是系统设计的第一原则,RuvarOA站在最终用户的立场上,在适用操作、业务处理、功能展示等一系列问题上进行了深入研究。

☆ 成熟性与先进性

产品采用三层结构模式,系统开发采用微软目前最成熟先进的.net技术,数据库采用微软的SQL SERVER 2000既保证当前系统的高可靠运行,又使系统能够适应未来技术的发展,满足业务不断变化的需要。

支持正文内容工作流笔迹留痕、手写签名、电子公章。

☆ 安全、可靠、稳定性

系统在实际运行中可能含有大量的用户机密信息,需要对使用信息进行严格的权限管理。系统采用分级管理、统一授权和全面安全跟踪等方式进行权限管理。

☆开放性与可扩展性

系统采用开放的可扩充模块结构,保证以后可以方便地升级以及在同一平台上扩充其他业务功能。

☆ 高度自定义

系统的组织机构、职务角色、工作表单、工作流程、桌面显示风格、甚至部分功能模块也可由用户自定义。

☆ 易学易用易管理

系统采用B/S,客户端通过IE浏览器访问,功能设计直观,操作简便,复杂的功能模块内即有使用说明,用户使用基本无需培训。

☆ 支持集团办公模式

支持支持集团办公,集团各机构之间的用户可以允许或禁止互相访问。

☆ 支持与ERP系统的连接

开放的数据库结构,独立的工作流引擎,支持用户自定义中间数据库,使ERP的数据进入OA流程,表单审批、流转结束以后的数据可以提供给ERP系统使用。


 

三、睿网互联ideaOA功能介绍

功能模块   模块内容简要说明
工作流   表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。
新闻公告   包含“公告管理”、“新闻管理”,管理新闻公告的拟稿、审核、发布与查询;可自定义增加发布栏目。
电子邮件   内部邮件、POP3邮件收发,邮件管理。
文档中心   公共文件夹的建立与权限分配,文件上传与管理。
工作计划   部门或个人周计划、月计划的起草、审核、发布及执行反馈。
工作报告   撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报,可提交上级审阅。
行政综合   包含“调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”、“费用管理”、“通讯录”、“考勤管理”等7个子模块。
任务安排   工作任务下达、执行、转发,任务执行进度监控。
个人办公   包含“个人日程”、“工作日志”、“个人文件夹”、“个人设置”、“个人通讯录”等5个子模块。
企业文化   包含“电子论坛”、“电子期刊”、“成长历程”、“企业格言”、“欢迎新同事”、“文体活动”等6个子模块。
手机短信   通过网关收发手机短信,可以建立个人通讯录、常用短语。
知识管理   知识文档的分类,知识的建立与查询。
会议管理   会议的计划安排登记,会议纪要管理,会议查询管理。
车辆管理   车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理。
用品管理   用品分类登记,入库、领用申请与审批,领用统计报表。
资产管理   资产分类及登记,使用、归还、维修、清理、折旧管理。
图书管理   管理图书资料,图书借阅、归还管理。
合同管理   企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。
证照管理   管理企业证照,设置到期查询,自动到期提醒。
报表中心   定义需要填报的报表类别、格式,网上填报报表内容。
在线讨论   发起、关闭讨论议题,查询历史讨论内容。
常用查询   常用公共信息的管理与查询。
 

系统首页

功能菜单定义:可选择只把用户需要的功能模块显示在首页左面的功能树中,隐藏不使用的模块。

桌面显示定义:定义桌面显示信息,如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档,我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等。

桌面栏目可以自由选择,自由拖动。 快捷方式定义:定义常用的功能在桌面右上角,如流程发起、写邮件、写日志等。

1、工作流

流程发起:选择相应工作表单(如费用申请、采购申请、请示报告等),填写相应栏目或正文内容,即可提交给下一个审批(办理)环节,也可保存至草稿。

审批办理:系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理(或被授权办理)的工作,打开即可在指定的位置签写审批办理意见,也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有:输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。

可以退回至已经办过的任意环节。
可以直接将待审批工作置为办结,且将办结信息通过邮件通知所有经办人。
如果当前环节是最后环节,而实际情况还需要继续流转,可在工作流程中添加后续环节,并继续提交。
协办:办理人可以发起协办,即使协办尚未办理,当前环节仍可提交,且协办自动取消。

监控催办:所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中,可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节,可对当前的工作办理人发送催办信息。

流程调度:如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作,可以将该项工作调度给其他人办理。

办结查询:用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。

统计分析:系统可自动对同类表单按时间段进行统计,被统计的内容限于数字信息(如费用申请、报销单等),既可统计已经办结的,也可统计办理中的。

流转记录:详细记录流程每个环节的收到、提交时间及办理用时,方便企业考核工作绩效。

2、新闻公告

2.1、公告管理

在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等,公告审核支持多级审核。

公告可以限制部分人可以查看。 点击公告标题,可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。

超过有效期的公告自动归类到历史公告。

2.2、新闻管理

实现新闻的发布与维护管理功能,新闻对象亦可指定,新闻的发布无需审核。

2.3、类别设置

设置公告、新闻的类别以及桌面提醒方式。

3、电子邮件

电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段,满足办公自动化系统最基本的通信需求。RuvarOA的电子邮件模块,可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用,也可内部独立使用,实现内部邮件与外部邮件的无缝结合,提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。

RuvarOA允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件,或监控某些帐号的外发邮件内容。

4、文档中心

文件分类:可以根据企业的管理要求,建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。

文件上传:可以单个文件上传,也可以直接向服务器硬盘的文件夹批量复制文件。

文件查阅:用户可以根据权限阅读或下载相关文件。

文件只读:支持对doc、swf格式的文件只读而不能下载、复制,提供所有文件转换至swf格式的工具。

5、工作计划

5.1、个人计划

周计划:以每天为时间单位起草个人周工作计划(上周未完成计划自动重新写入本周),提交部门负责人审阅、发布。计划执行人可根据计划完成情况将每项计划置为“完成”、“未完成”状态,注明完成或未完成原因,最后将所有计划置“办结”状态后归档。

月计划:起草个人月工作计划,操作流程同周计划。

5.2、部门计划

周计划:起草、发布、执行、查询部门周工作计划,操作流程同个人周计划。

月计划:起草、发布、执行、查询部门月工作计划,操作流程同个人月计划。

6、工作报告

用户可以填报工作日报、工作周报、工作月报或其他类型的工作报告、总结,并提交给有关领导审阅。

部门负责人或部门主管领导可以查看该部门所有人的报告内容。

工作日报、周报、月报可设置提交时间,自动标记延期提交的报告。

自动汇总漏交日报、周报、月报的员工。

日报、周报、月报格式可由用户自定义

7、行政综合

7.1、调查投票

通过设定主题,可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范围,每人只能投票一次,支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。

7.2、员工评选

评选典型(如优秀)员工,可限制每个评选人的最多投票数,自动按结果排序。

7.3、重要提醒

针对某些重要事件,可以设置系统自动提醒,即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人,提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。

7.4、外出登记

登记当前员工的外出情况:外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等,便于及时了解员工外出动向。

7.5、通讯录

建立内部(即OA系统用户)通讯录以及公共通讯录,供用户查询。

7.6、费用管理

管理企业费用类别,录入费用数据,生成多种费用汇总表,查询个人或部门费用发生情况。

7.7、考勤管理

设置上、下班考勤时间,用户可登陆系统进行考勤,系统自动生成考勤报表。

8、任务安排

任务安排实现对日常工作任务的安排、下达,任务负责人员的指定,实现工作由上到下,由总到分的统一安排管理。

主管领导可以对于已经安排的工作任务进行跟踪检查,实现管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。

9、个人办公

9.1、个人日程:个人日程的安排、备忘,可设置手机短信自动提醒。

9.2、工作日志:个人日志,日志可以共享给本部门、上级或者全体用户。

9.3、个人通讯录:员工的个人通讯录信息,可导入到RuvarOA企业邮件系统中。

9.4、个人设置:个人基本信息设置,签名样式上传管理,登录密码修改,流程审批及日程安排的授权。

9.5、个人文件夹:建立个人文档中心,可以建立文档类别,支持同时多文件上传,支持文件在文件夹之间的移动。

10、企业文化

10.1、电子论坛

可由用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户范围,在实现内部员工交流的同时,可以充当日常办公讨论的功能,大大提高内部交流的效率。

支持直接上传MP3、AVI等格式的声音、图像文件,察看时直接播放。

10.2、电子期刊

期刊投稿:用户可以向期刊的有关栏目投稿,系统可以统计用户的总投稿数量。

编辑审稿:期刊的编辑审定投向各栏目的稿件,选择稿件进行发表,对于不采用的稿件可以退稿。

期刊阅读:查询、阅读出版的电子刊物,支持全文搜索。

10.3、成长历程

管理企业成长历程,并可在桌面显示。

10.4、企业格言

管理企业格言,并可在桌面显示。

10.5、欢迎新同事

简单描述新同事信息,并可在桌面滚动显示。

10.6、文体活动

员工可任意发布问题活动信息,并可在桌面显示。

11、手机短信

短信发送、接收及管理,支持群发,同时可与RuvarOA内部管理功能结合,自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。

12、知识管理

知识整理:按类别整理企业相关知识,提交审核。

知识审核:审核提交的知识草稿,验证知识的准确性和有效性。

知识查阅:阅读知识,对知识进行点评。

13、会议管理

包括会议室管理会议安排、会议查询、人员查询和会议室查询、会议提案、会议纪要等功能。用户可通过系统提供的功能,适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理,查看会议情况,如出席情况、会议纪要等等。

14、车辆管理

车辆登记:建立相应的车辆档案,详细记录购买情况、车辆情况。

用车管理:用车的申请、审核、派车管理;派车单更改;用车返回登记。

车辆管理:登记管理车辆的维修、事故、费用情况。

统计报表:按部门、按时间、按车辆生成相应的里程、费用报表。

15、用品管理

用品采购:用品管理人员进行采购登记,可以为各种办公用品设定库存报警值,方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询,有利于保证办公用品的正常库存。

领用管理:对需要办公用品的用户进行领用登记,自动完成库存扣减。

查询统计:可通过部门、时间段、领用人等不同途径进行相应的统计查询。

16、资产管理

设备档案:管理企业或部门设备的详细信息,可以自定义字段。

设备使用:可以对设备进行领用、归还、转移、维修、清理等管理操作。

设备折旧:提供多种折旧计算方法。 导出管理:可以将设备档案导出成WORD或EXCEL文档。

17、图书管理

新书入库:登记新购置的图书资料。

我的借阅:借阅或归还图书,系统自动提醒借阅时间到期。

图书查询:可以按类别、编号、图书名称等方式查询图书资料。

超期借书:查阅所有超期的借阅,可以发邮件催还。

18、合同管理

合同录入:录入及维护企业签订的各类商务合同信息,每份合同可以附加多个附件及相关补充合同。

合同借阅:合同的借阅申请、审批、查阅过程管理。

合同终止:对履行中的合同进行终止的申请与审批管理。

合同查询:按多种条件查询合同信息。

19、证照管理

证照录入: 按照类别录入需要管理的证照信息,如证照名称、发证日期、到期日期、持有人、发证机关等。

证照查询:根据多种条件查询证照信息。

提醒设置:可根据证照的有效期或到期时间设置证照的提前提醒日期,不同的证照提醒人可以不同。

20、报表中心

报表模板:定义报表的类别,如财务报表、行政报表等;以及不同类别常用报表的表头、表尾、内容栏、计算方法等项目。

报表填报:填写相关报表的内容,完成后可选择指定的阅读人员提交。

报表查询:根据权限查阅报送过来的分类报表,如有新的报表送到,系统会自动邮件及弹出界面提醒。打开的报表可以转为EXCEL文件或直接打印。

21、在线讨论

根据权限发起讨论议题,类似网站的聊天室。讨论可以限时发起、关闭。已关闭的讨论可以激活重启。

22、常用查询

RuvarOA提供办公过程中有可能用到的一些信息查询工具,如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。

23、后台管理

组织权限管理:设置企业部门、职务、角色、群组、群组权限。

用户帐号管理:分配及管理用户登录帐号、密码、角色、所属群组、登陆IP限制等。

表单定义:设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容;支持多页表单。

流程定义:给工作表单设定默认办理环节,图形化定义。

功能管理:根据实际需要屏蔽不使用的功能模块,增加用户自己开发的功能链接。

论坛设置:设置论坛栏目及管理员。

文档中心:同步文档中心的文件夹及文件名,清理垃圾文件夹,设置超级管理员。

桌面定义:预定义用户默认的首页格式。

容量设置:设置邮件系统及个人文件夹的空间限制。

日志管理:查询及删除系统登陆日志。

四、睿网互联OA项目实施计划

根据多年实施OA协同办公系统的经验,我们对于RuvarOA协同办公系统项目的实施、组织与管理、长期的技术支持等方面给出详细的建议和说明,旨在帮助客户司建设一个适应现代科技管理建设和发展需要、具有明显前瞻性和强大可持续发展适应能力、实用安全的办公自动化系统,最大限度地提高内部工作效率和资源利用率。。

睿网互联在OA协同办公系统建设方面有着丰富的经验,在该系统的建设过程中,我们将全力以赴,以自身雄厚的技术实力及多年的实施经验,优质高效地完成项目的实施及系统交付后的长期售后服务工作。睿网互联愿为每一个用户提供更多的信息技术与服务,成为每个用户的长期、稳定的合作伙伴。

依据项目的实际需求及企业运用OA的成熟度等区别,整个项目的实施分为5个步骤,实施周期通常为10~20个工作日。

1、项目准备

内容要求
组建OA实施项目小组;
准备服务器硬件及系统软件、数据库软件;
准备企业组织架构、用户清单;
整理常用流程审批表单及相应流程。
参加人员
客户:OA系统管理员、行政负责人
预计时间
1~3个工作日
 

 2软件安装调试及系统管理员培训

内容要求
安装及调试RuvarOA软件;
指导系统管理员建立企业的组织架构、群组权限、用户帐号等;
培训系统管理员掌握流程审批表单设计、流程设计等;
培训系统管理员掌握软件后台其他功能;
培训系统管理员掌握软件前台各功能模块的操作使用;
培训系统管理员掌握软件及数据库的备份与恢复。
参加人员
睿网互联:技术支持工程师;客户:系统管理员
预计时间
2~6个工作日

   3、全体用户体验

内容要求
全体OA用户登陆系统,体验软件的功能;
整理用户体验过程中发现的问题及需求。
参加人员
客户:系统管理员、全体用户
预计时间
5个工作日

 
   4、用户培训

内容要求
计划参加培训的人员、场地、培训批次;
确定需要重点培训的功能模块;
分批对用户进行软件操作培训,解决用户的疑问;
可对领导单独培训;
明确问题反馈渠道,及常见问题解决办法。
参见人员
睿网互联:技术支持工程师;客户:系统管理员、全体用户。
预计时间
2~5个工作日

 
   5项目交付

内容要求
移交整个系统给系统管理员。
参加人员
睿网互联:技术支持工程师;客户:系统管理员。
预计时间
1个工作日

 

五、睿网互联OA售后服务承诺

睿网互联作为一家专业的计算机软件系统公司,坚持“信誉第一、客户至上”的服务理念,以具备全面的技术知识、丰富的服务实践经验和员工的敬业精神作为提供长期优质服务的基础;并且经过多年经验的积累,睿网互联已经形成一整套专业、高效的售后服务体系,通过专门针对客户需求而设计的各项服务的体系化运作,将会极大地为提高用户单位运作的效率和灵活性提供最有效的支持,用户将能够在最短的时间内得到睿网互联最好的支持和最满意的服务。

1、技术支持与服务

1.1、安装实施:根据客户的需要,远程或上门安装系统;协助客户管理员进行组织架构设置、用户权限分配;协助初始化工作流表单制作、流程定义;对管理员及用户进行操作培训等。

1.2、定期巡查:可根据客户的需要,组织具有丰富经验的工程师定期上门巡查系统的使用情况、及时解决可能发生的问题、对系统提出优化建议。巡查的内容可包括:新需求的了解、应用现状的了解、服务器与数据库的检查等。

1.3、问题处理:对客户提出的各类问题,组织相关人员进行处理,处理方式包括客户咨询的解答、客户需求的改进、客户索取资源的供给等;处理内容包括系统功能操作、功能实现、相关技术问题、应用修改、功能增加等方面。

1.4、上门支持:对于无法通过电话、电子邮件解决的问题,派出专业的工程师上门提供支持,解决问题。

1.5、二次培训:针对系统管理员在项目验收后的维护体会与发现的问题,我们将根据不同客户的不同需要提供系统的二次培训机会,以便解决问题、巩固系统管理员对系统的掌握程度。

1.6、投诉处理:对于睿网互联相关人员的投诉,也可通过服务热线进行,服务热线在接到客户投诉后将组织调查,并及时将处理情况反馈给客户。

1.7、二次开发协助:有能力进行二次开发的客户,可根据睿网互联提供二次开发接口及开放的部分源码进行二次开发,睿网互联将为之提供相应的技术咨询及辅导,甚至可有针对性地开设二次开发课程。

2、产品升级

睿网互联公司作为一家专业的OA软件提供商,从推出第一套OA解决方案以来,就不断推出采用新技术的OA解决方案后续版本,我们希望用户通过升级服务能使用到更加先进、更加稳定、速度更快和具有更高安全性的软件系统,睿网互联也一直以这样的要求来发展软件。

针对处于服务有效期内的用户,主要有以下两种升级策略:

2.1、产品标准模块免费升级

用户购买的睿网互联OA版本中包含了睿网互联升级的功能模块,对于这种产品的升级,睿网互联将提供免费升级服务。

2.2、新增模块付费升级

用户购买的睿网互联OA版本中未包含睿网互联升级的功能模块,对于这种产品的升级,睿网互联将收取适当的费用为用户提供升级服务。